Das „Hertie Institute for AI in Brain Health“ ist ein von der gemeinnützigen Hertie Stiftung gefördertes Forschungsinstitut der Medizinischen Fakultät mit dem Ziel, Erkrankungen des Nervensystems mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz früher zu erkennen und besser zu behandeln. Derzeit befindet sich das Institut in einer Phase dynamischen Aufbaus, die aktiv mitgestaltet werden kann. Nach der Aufbauphase soll das Institut drei Forschungsabteilungen umfassen und rund 100 Mitarbeitende beschäftigen.

Die Assistenz ist eingebettet in das Central Office des Hertie AI, bestehend aus der Geschäftsführerin und aktuell einer weiteren Teamassistentin und arbeitet eng mit den Abteilungsleitungen sowie internationalen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern zusammen.

Ihre Aufgaben:

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung und Abteilungsleitungen
• Büroorganisation, Terminkoordination und Budgetmonitoring für die Abteilungen
• Betreuung von Einstellungsvorgängen, Visa-Anträgen und Dienstreisen
• Schriftverkehr in Deutsch und Englisch mit Drittmittelgebern und Forschungspartnern
• Assistenz bei der Vorbereitung und Durchführung von Tagungen, Seminaren und Sitzungen sowie bei der Erstellung von Präsentationen, Anträgen und Berichten

Ihr Profil:

• Freude an der Arbeit im internationalen Team, freundliches Auftreten, service-orientierte Einstellung sowie die Bereitschaft sich in Neues einzuarbeiten
• Sehr gute kommunikative Fähigkeit in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch
• Rasche Auffassungsgabe, Eigenständigkeit, Sorgfalt und strukturierte Arbeitsweise
• Fundierte Kenntnisse in Verwaltungs-, Büroorganisations- und Sekretariatsaufgaben
• Kaufmännische Kenntnisse sind von Vorteil
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse (Word, Excel, Teams)

Wir bieten Ihnen:

• Attraktive Vergütung bei gleichzeitig flexiblen Arbeitszeitregelungen
• Eine betriebliche Kindertagesstätte und Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Sehr gute Sozialleistungen: eine umfangreichen betriebliche Altersvorsorge, eine ausgezeichnete Bezuschussung des Tickets für den öffentlichen Nahverkehr sowie weitere Zusatzangebote
• In der klinikumseigenen Akademie haben Sie die Möglichkeit, Ihre Fach-, Sozial- und Methodenkompetenz kontinuierlich auszubauen
• Mit vielfältigen Sportangeboten, unter anderem im eigenen Fitnessstudio UKfiT, sorgen wir für Ihre Gesundheit
• Es erwartet Sie ein internationales, offenes und teamorientiertes Arbeitsumfeld in einem anspruchsvollen und abwechslungsreichen Aufgabengebiet

Wir wenden den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) an, Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Vorstellungskosten können leider nicht übernommen werden. Wir bitten um Beachtung der geltenden Impfregelungen.